Politica de confidențialitate

Notă (internă): Această declarație este un text tehnic de pornire și nu înlocuiește consultanța juridică. Vă rugăm să o verificați cu un avocat sau consultant în protecția datelor înainte de publicare — în special câmpul de completat de la Operator (secțiunea 1), precum și baza contractuală încă neclarificată cu Vapi (secțiunea 5).

1. Operator

[ALEX: COMPLETAȚI AICI NUMELE/NUMELE FIRMEI + STRADA NR. + COD POȘTAL LOCALITATE, AUSTRIA], e-mail: info@ki-works.eu (denumit în continuare „ki-works”, „noi”).

2. Cine răspunde pentru ce?

Această declarație se referă la două roluri diferite:

Vizitatorii website-ului și persoanele interesate (de ex. formularul de contact de pe această pagină): aici, ki-works este operator în sensul GDPR.
Oaspeții clienților noștri (restaurante/firme) care fac rezervări sau comenzi telefonice: aici, respectiva firmă (de ex. restaurantul) este operator, iar ki-works prelucrează datele în numele acesteia, ca persoană împuternicită (art. 28 GDPR). Firma își informează singură oaspeții; ki-works pune la dispoziție textele de informare și mesajul de înregistrare telefonică necesare în acest scop.

3. Ce date prelucrăm

Categorie	Exemple	Scop
Utilizarea website-ului	Accesarea paginilor (fără cookie-uri de analiză)	Furnizarea website-ului
Cereri de contact	Nume, firmă, e-mail, telefon, mesaj	Procesarea cererii dvs.
Date ale oaspeților (în numele firmei)	Nume, număr de telefon, detalii rezervare/comandă	Preluarea rezervărilor/comenzilor
Date brute ale apelurilor	Înregistrarea convorbirii, transcriere	Crearea rezervării/comenzii, asigurarea calității — ștergere după 7 zile
Date de acces ale clienților	E-mail de autentificare, parolă criptată	Acces la dashboard

4. Temeiuri juridice

Executarea contractului, respectiv măsuri precontractuale (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR) pentru rezervări/comenzi și solicitări ale clienților; interes legitim (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR) pentru funcționarea și îmbunătățirea serviciului, de ex. asigurarea calității convorbirilor telefonice.

5. Destinatari și persoane împuternicite

Pentru furnizarea serviciului nostru, folosim următorii prestatori:

Anthropic (Claude API), SUA — Prelucrarea conținutului convorbirilor pentru crearea de rezumate și analize.
Vapi Inc., SUA — Gestionarea tehnică a apelurilor telefonice, recunoaștere vocală, înregistrare.
Twilio Inc., SUA/UE — Numere de telefon și trimitere SMS.
Contabo GmbH, Germania — Găzduire server (bază de date, aplicație).
Furnizor de găzduire e-mail — Trimiterea e-mailurilor de notificare.

Pentru transferul către Anthropic și Twilio în SUA, ne bazăm pe clauzele contractuale standard UE (art. 46 alin. 2 lit. c GDPR), care fac parte automat din termenii și condițiile respective sau din contractele de prelucrare a datelor. Pentru Vapi, verificăm în prezent bazele contractuale corespunzătoare.

6. Durata stocării

Înregistrarea convorbirii și transcrierea: sunt șterse automat după 7 zile.
Datele de rezervare și comandă: sunt stocate pe durata relației contractuale, respectiv a obligațiilor legale de păstrare ale firmei respective.
Cererile de contact: sunt șterse imediat ce au fost procesate și nu există nicio obligație legală de păstrare.

7. Drepturile dvs.

Aveți dreptul la informare, rectificare, ștergere, restricționarea prelucrării, portabilitatea datelor și opoziție. Pentru aceasta, contactați info@ki-works.eu respectiv — pentru datele oaspeților — direct firma respectivă. De asemenea, aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea austriacă de protecție a datelor ( dsb.gv.at ).

8. Cookie-uri

Acest website nu utilizează cookie-uri de analiză sau de urmărire. Pentru setările tehnic necesare (de ex. alegerea temei sau a limbii, autentificarea dvs. în dashboardul pentru clienți) se utilizează exclusiv stocarea locală în browser (localStorage) — spre deosebire de un cookie, aceasta nu trimite automat date către serverul nostru și, prin urmare, nu necesită consimțământ. Prin bannerul de cookie-uri, respectiv prin linkul „Setări cookie-uri” din footer, puteți totuși alege deja între „doar necesare” și „acceptați toate” — ca măsură de precauție, pentru cazul în care vom folosi în viitor servicii de analiză sau marketing. Vă puteți schimba oricând alegerea acolo.

9. Transparență AI

Conversațiile cu rolurile noastre AI (de ex. preluarea telefonică a rezervărilor) sunt semnalate clar oaspeților, la începutul convorbirii, ca fiind comunicare automatizată, asistată de AI (art. 50 din Regulamentul UE privind AI). Textul de informare corespunzător este pus la dispoziția firmei de către ki-works.